quinta-feira, 8 de novembro de 2012

Como fazer uma mala direta


Um dos trabalhos mais chatos de processamento de documentos em todo o mundo está a enviar a mesma carta com todo o conteúdo do mesmo, para muitos destinatários, com endereços diferentes. Você salva um modelo de carta e, em seguida, digite um nome e endereço, salve-o com um nome e um endereço. Então você faz o mesmo para outro nome e endereço ad infinitum. Existe alguma maneira você pode salvar-se de fazer esta tarefa uma e outra vez? Sim, há uma maneira de sair deste. Se você tiver o Microsoft Word 2007 ou versões anteriores instaladas no seu PC, você deve aprender como fazer uma mala direta, que pode salvá-lo de esta tarefa monótona e fazer a sua vida consideravelmente mais simples. O objetivo deste artigo é explicar como fazer uma mala direta no Word 2007 ou qualquer de suas versões anteriores.

Quando você toma um olhar para a gama de recursos que o Microsoft Word oferece a você, você vai perceber por que custa tanto! É pena gastar dinheiro com este software, precisamente porque oferece facilidades como mala direta, o que economiza muito tempo para você.

A mala direta pode ser usada para criar efaxes, e-mails, etiquetas, envelopes, cartas e cupons. Na seção seguinte, vou explicar a criação de uma carta usando mala direta função no Word 2007. Se você tem uma versão anterior ou posterior do Word, você ainda pode seguir as instruções de como diretrizes, como os detalhes variam apenas ligeiramente.

Como fazer uma mala direta no Word 2007?

O que exatamente é uma mala direta? É a integração de um modelo de rótulo, carta ou cupão simples, com campos de informação múltiplas. No sentido de que, usando mala direta, você pode inserir endereços diferentes para a mesma carta ou fax, sem ter que digitá-lo em cada um. Você pode inserir vários endereços e nomes em uma carta existente para criar vários documentos.

Há duas coisas que precisam ser feitas em sua parte. Uma delas é a criação de um documento, que será o seu modelo de carta principal e por outro, é a criação de uma fonte de dados, que inclui todos os campos de dados que precisam ser inseridos no documento. Se você puder fornecer estes, mala direta vai integrá-los em conjunto para criar vários documentos. Aqui é como ir sobre ele.

* Passo 1: Em primeiro lugar, criar um modelo de carta com o conteúdo exigido em 2007.This do Word irá incluir todo o conteúdo que você precisa na carta. Este será o seu "documento principal".

* Etapa 2: Se você está se perguntando como fazer uma mala direta no Excel, aqui é onde entra Abrir planilha do Microsoft Excel e inserir todos os campos de dados que você precisa coluna sábio, com um título para cada detalhe. Inserir e organizar os dados, de tal maneira, que cada linha é um registo individual separada. Esta é a sua fonte de dados. Uma vez que, esta é uma carta, você terá apenas dois campos, que será o nome e endereço.

* Passo 3: Abra o documento principal e clique em "Iniciar Mala Direta 'na aba' Correspondências 'no topo. Seguir-se clicando em 'Step By Step Assistente de mala direta ".

* Passo 4: De entre as muitas opções exibidas na frente de você, selecione "Carta", como a mala direta tipo.

* Passo 5: Em seguida, você será solicitado para um "documento inicial". 'Documento atual seleção como o documento inicial ou documento principal.

* Passo 6: O próximo passo é selecionar os nomes e endereços dos destinatários de uma fonte de dados. Escolha a opção 'Select List existente "e abrir o arquivo do Excel, que contém os dados necessários. Você vai ver todos os dados que são adquiridos a partir do documento. Editá-lo, se necessário e, em seguida, salvar o documento.

* Passo 7: Próxima parte é inserir os campos de mesclagem em seu documento. Usando a função "Inserir Campo de Mesclagem ', insira o endereço e campos de nome na carta, onde você quer que eles sejam. Isso completa a sua tarefa. Salve o documento após os campos estão inseridos.

* Passo 8: Você pode visualizar as letras, se quiser, para verificar se os campos de dados estão sendo inseridos no caminho certo.

* Passo 9: Assim que estiver pronto, basta clicar na opção "Completo de Mala Direta". Isso vai finalmente integrar a fonte de dados com a letra forma e exibir as cartas reais individuais.

* Passo 10: Você tem a opção de imprimir diretamente para fora todas as cartas ou salvá-los individualmente para ser editado e salvo mais tarde.

* Passo 11: O procedimento para a criação de envelopes, etiquetas, cupons e e-mails ou faxes é semelhante.

Espero que este artigo lhe deixou em dúvida sobre como fazer uma mala direta no Word 2007. Escrevendo cartas de negócios torna-se muito mais simples. Você pode salvar um monte de tempo, usando a função de mala direta. No entanto, todos os acima era de conhecimento teórico. Você vai entender fazendo mala direta melhor, quando você realmente fazê-lo no Word em seu próprio país. Em caso de qualquer confusão, apenas se referem aos recursos de ajuda disponibilizados no Microsoft Word....

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